Hủy và trả món
Tóm tắt: Quy trình quản lý việc hủy món ăn chặt chẽ nhằm tránh thất thoát doanh thu. Phục vụ chỉ có quyền yêu cầu hủy, trong khi Quản lý/Thu ngân mới có quyền duyệt để món được gạch khỏi hóa đơn.
Bước 1 — Phục vụ gửi yêu cầu hủy món
Trong quá trình phục vụ, nếu khách có nhu cầu đổi ý hoặc món đã hết nguyên liệu:
- Mở chi tiết đơn hàng của bàn, bấm vào món ăn cần hủy.
- Chọn nút "Yêu cầu hủy".
- Hệ thống bắt buộc bạn phải chọn Lý do hủy: Khách đổi ý | Gọi nhầm | Món đã hết | Lý do khác.
- Bấm "Gửi yêu cầu". Lúc này, trên máy của phục vụ, món ăn sẽ chuyển sang trạng thái chờ duyệt.
Bước 2 — Quản lý hoặc Thu ngân duyệt yêu cầu
Ngay khi phục vụ gửi yêu cầu, máy của Quản lý và Thu ngân sẽ reo chuông:
- Một thông báo xuất hiện: "Có yêu cầu hủy món cần duyệt".
- Bấm vào thông báo để xem chi tiết: Bàn số mấy đang yêu cầu hủy món gì, lý do là gì.
- Dựa vào tình hình thực tế, bạn có 2 lựa chọn:
- Duyệt: Món sẽ chính thức bị hủy, gạch chéo trên hệ thống và số tiền sẽ được tự động trừ khỏi tổng hóa đơn của khách.
- Từ chối: Món vẫn giữ nguyên trạng thái cũ. Phục vụ sẽ nhận được thông báo từ chối (thường dùng khi món đã nấu xong và không thể hủy).
Bước 3 — Sau khi duyệt hủy
- Mọi dữ liệu về món hủy đều được lưu lại vĩnh viễn trên hệ thống.
- Để kiểm soát nhân viên và xem báo cáo hao hụt, Chủ quán có thể vào mục Báo cáo → Hủy món. Tại đây sẽ thống kê chi tiết nhân viên nào hủy nhiều nhất, lý do hủy phổ biến là gì (do bếp làm sai hay do khách).
- Nếu món đã làm xong mà vẫn phải hủy, hãy ghi chú rõ để kế toán tính vào hao hụt nguyên vật liệu của ngày hôm đó.
⚠️ Lưu ý quan trọng:
- Khách hàng tuyệt đối không thể tự hủy món từ điện thoại sau khi đã ấn "Đặt món". Họ bắt buộc phải gọi nhân viên để xử lý.
- Bất kỳ thao tác hủy món nào cũng đều được lưu vết lại, không thể xóa để tránh trường hợp nhân viên gian lận.
❓ Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Có thể hủy toàn bộ đơn hàng cùng lúc thay vì từng món không?
Đáp: Hiện tại bạn cần gửi yêu cầu hủy cho từng món trong đơn. Nếu khách chưa thanh toán và bỏ về, quản lý có thể vào lịch sử đơn và chọn chức năng "Hủy toàn bộ đơn hàng" (chức năng này chỉ cấp Quản lý mới có).
Hỏi: Nếu Quản lý đi vắng thì Thu ngân có được quyền duyệt hủy không?
Đáp: Có. Theo mặc định, cả tài khoản Quản lý và Thu ngân đều có quyền duyệt hủy món. Chủ quán có thể thay đổi phân quyền này trong phần Cài đặt vai trò.
Hỏi: Khách đã thanh toán xong rồi mới phát hiện tính nhầm, có hủy được không?
Đáp: Đơn hàng đã "Xác nhận thanh toán" thì không thể hủy món trực tiếp trên đơn. Thu ngân cần tạo một phiếu "Hoàn tiền" (Refund) trong mục Lịch sử giao dịch và ghi lại lý do.