Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Tóm tắt: Bài viết hướng dẫn Thu ngân và Phục vụ cách tiếp nhận đơn hàng khách tự đặt, cập nhật trạng thái món ăn và quy trình thanh toán chuyên nghiệp, hỗ trợ in hóa đơn nhiệt.

Bước 1 — Tiếp nhận đơn hàng mới

Hệ thống được thiết kế để bạn không bao giờ bỏ sót yêu cầu của khách:

  • Khi có đơn mới từ khách quét QR, màn hình sẽ hiển thị thông báo kèm âm thanh báo (🔔).
  • Bấm vào đơn hàng (hoặc bàn đang báo đỏ) để xem chi tiết: số bàn, tên món, số lượng, và đặc biệt chú ý phần Ghi chú của khách (ví dụ: ít đá, không hành).
  • Bấm "Xác nhận". Ngay lập tức, thông tin đơn hàng sẽ được chuyển trực tiếp xuống Bếp hoặc Quầy Bar để bắt đầu chuẩn bị.

Bước 2 — Cập nhật trạng thái từng món

Để giúp khách hàng theo dõi được tiến độ món ăn ngay trên điện thoại của họ:

  • Trong chi tiết đơn hàng, mỗi món sẽ có một nút bấm trạng thái.
  • "Đang làm": Bấm nút này khi Bếp thông báo bắt đầu chế biến.
  • "Đã phục vụ": Bấm nút này khi bạn mang món ăn ra đặt lên bàn cho khách.
  • Việc cập nhật này giúp khách yên tâm chờ đợi mà không phải hối thúc nhân viên.

Bước 3 — Đóng đơn và thanh toán

Khi khách gọi tính tiền:

  • Bấm vào bàn của khách, chọn "Thanh toán".
  • Màn hình sẽ hiển thị rành mạch: Tổng tiền món, Thuế VAT (nếu có) và Tổng cộng số tiền phải thu.
  • Chọn phương thức khách trả:
    • Tiền mặt: Nhập số tiền khách đưa, hệ thống sẽ tự tính ra số tiền cần thối lại (rất hữu ích để tránh tính nhầm).
    • QR VietQR: Màn hình sẽ hiện mã QR chuẩn của ngân hàng để khách quét.
    • Chuyển khoản: Dành cho khách tự chuyển khoản thủ công. Thu ngân cần kiểm tra app ngân hàng, sau khi thấy tiền nổi thì mới xác nhận trên hệ thống.
  • Bấm "Xác nhận thanh toán". Màn hình sẽ hỏi bạn có muốn In hóa đơn không (Chọn In hoặc Bỏ qua).
  • Sau khi thanh toán xong, đơn hàng sẽ được lưu vào Lịch sử và Sơ đồ bàn sẽ tự động trả bàn đó về trạng thái "Trống" (Xanh lá).

Bước 4 — In hóa đơn nhiệt (Máy in K80)

Hệ thống hỗ trợ kết nối trực tiếp với máy in bill chuyên dụng khổ K80:

  • Cách kết nối:
    • Dùng cáp USB: Cắm vào máy tính, hệ thống tự động nhận diện.
    • Bluetooth: Ghép đôi thiết bị trong phần Cài đặt → Máy in của máy tính/tablet.
    • WiFi / Mạng LAN: Nhập địa chỉ IP của máy in vào phần Cài đặt → Máy in.
  • Hóa đơn in ra chuyên nghiệp, đầy đủ: Tên quán, địa chỉ, giờ vào/ra, chi tiết các món, đơn giá, thành tiền, VAT, số bàn và mã tra cứu đơn.

⚠️ Lưu ý quan trọng:

  • Các đơn hàng đã được "Xác nhận thanh toán" thì không thể sửa đổi hay hủy món được nữa.
  • Tiền khách thanh toán quét mã QR VietQR sẽ được chuyển thẳng về tài khoản ngân hàng của Quản lý/Chủ quán. Hệ thống phần mềm hoàn toàn không giữ tiền của bạn.

❓ Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Khách đặt nhầm món, tôi có hủy được không?
Đáp: Được, miễn là đơn hàng chưa Thanh toán. Tuy nhiên, quy trình Hủy món thường cần Quản lý hoặc Thu ngân xét duyệt để tránh gian lận. Vui lòng xem chi tiết ở bài Hủy và trả món.

Hỏi: Sau khi ấn Thanh toán xong mà quên in, giờ khách đòi lấy bill thì làm sao?
Đáp: Bạn vào mục Lịch sử, tìm lại đơn hàng vừa thanh toán và bấm nút "In lại". Hóa đơn in lại sẽ có thêm dòng chữ (Bản sao) để phân biệt.

Hỏi: Máy in cắm rồi mà ấn In không thấy chạy giấy?
Đáp: Bạn kiểm tra 3 thứ: (1) Máy in đã bật nguồn chưa? (2) Còn giấy in không, lắp đúng mặt giấy chưa? (3) Dây kết nối (USB hoặc mạng) đã cắm chặt chưa?

Hỏi: Khách ăn hết 1 triệu, đưa 500k tiền mặt, còn 500k chuyển khoản thì thao tác thế nào?
Đáp: Hiện tại, trong 1 đơn hàng bạn chỉ chọn được 1 hình thức thanh toán chính. Trong trường hợp này, bạn hãy chọn phương thức "Chuyển khoản" (hoặc phương thức chiếm số tiền lớn hơn), và ghi chú chi tiết vào ô Ghi chú của đơn hàng để lúc chốt ca nhớ giải trình.