Quản lý ca làm việc (Dành cho Thu ngân)
Tóm tắt: Hướng dẫn chi tiết quy trình Mở ca đầu ngày và Đóng ca cuối ngày dành cho nhân viên Thu ngân nhằm kiểm soát dòng tiền mặt chặt chẽ.
Bước 1 — Mở ca làm việc
Hệ thống yêu cầu bắt buộc phải mở ca thì mới có thể bắt đầu nhận đơn hàng:
- Khi bắt đầu ca làm việc, vào Màn hình chính → "Mở ca".
- Nhập Số tiền mặt đầu ca:
- Đây là số tiền lẻ có sẵn trong két để thối lại cho khách (không phải tiền doanh thu).
- Ví dụ: Bạn chuẩn bị 500,000đ tiền lẻ, hãy nhập 500000.
- Bấm "Xác nhận mở ca".
- Ngay sau đó, hệ thống sẽ ghi nhận người mở ca, thời gian mở và số tiền đầu ca để Quản lý nắm được.
Bước 2 — Theo dõi trong ca
- Mọi giao dịch phát sinh (tiền mặt, chuyển khoản, hủy món) sẽ tự động được ghi nhận vào ca đang mở.
- Bạn có thể xem tổng doanh thu hiện tại của ca ở góc trên màn hình POS.
- Lưu ý: Nếu quán có nhiều thu ngân làm chung 1 ca, bất kỳ ai đăng nhập vào hệ thống đều sẽ được tính chung vào ca đang mở này.
Bước 3 — Đóng ca và chốt doanh thu
Khi hết giờ làm việc, thu ngân cần bàn giao lại tiền mặt:
- Bấm nút "Đóng ca" trên màn hình chính.
- Hệ thống sẽ hiển thị bảng tổng kết ca tự động:
- Tổng số đơn đã bán.
- Tổng doanh thu.
- Số tiền thu bằng Tiền mặt.
- Số tiền thu bằng Chuyển khoản/Quét QR.
- Thao tác đếm két: Bạn cần mở két và đếm tổng số tiền mặt thực tế đang có, sau đó nhập con số này vào ô "Tiền mặt thực tế".
- Hệ thống sẽ tự động đối chiếu số tiền bạn nhập với số tiền lý thuyết (Tiền đầu ca + Doanh thu tiền mặt). Nếu có chênh lệch, máy sẽ báo rõ là đang Thừa hay Thiếu bao nhiêu.
- Nhập Ghi chú (nếu có): Dùng để giải thích lý do chênh lệch tiền, ví dụ "Khách boa" hoặc "Thối nhầm tiền".
- Bấm "Chốt ca".
- Tùy vào cài đặt của quán, hệ thống có thể tự động gửi một email báo cáo ca làm việc này về thẳng cho Chủ quán/Quản lý.
⚠️ Lưu ý quan trọng:
- Chỉ tài khoản cấp Quản lý hoặc Thu ngân mới có quyền đóng ca. Nhân viên phục vụ không có quyền này.
- Nếu bạn quên đóng ca, sang ngày hôm sau hệ thống sẽ hiện cảnh báo màu đỏ "Ca chưa đóng" yêu cầu bạn phải đóng ca cũ trước khi mở ca mới.
❓ Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Nếu tôi quên mở ca thì nhân viên có tạo được đơn hàng không?
Đáp: Không. Hệ thống sẽ khóa chức năng gọi món trên màn hình Thu ngân/Phục vụ cho đến khi ca được mở. Tuy nhiên, khách hàng quét QR vẫn có thể xem menu nhưng chưa thể đặt món.
Hỏi: Khi đóng ca phát hiện đếm thừa hoặc thiếu tiền thì xử lý thế nào?
Đáp: Bạn cứ nhập đúng số tiền thực tế đếm được. Hệ thống sẽ ghi nhận khoản chênh lệch này vào báo cáo ca. Việc xử lý đền bù (nếu thiếu) sẽ do quy định nội bộ của Quản lý và Thu ngân tự giải quyết với nhau.
Hỏi: Nếu có 2 thu ngân cùng làm trong 1 ca thì báo cáo ghi tên ai?
Đáp: Báo cáo ca sẽ ghi tên người trực tiếp bấm nút "Mở ca". Mọi giao dịch do thu ngân thứ 2 thực hiện (bằng tài khoản của họ) vẫn sẽ được tổng hợp chung vào ca này.
Hỏi: Tôi có thể xem lại báo cáo của các ca ngày hôm qua ở đâu?
Đáp: Bạn vào mục Báo cáo → Ca làm việc để xem lại toàn bộ lịch sử các ca cũ, bao gồm cả số tiền chênh lệch và ghi chú.